为进一步加强对学院档案利用的管理，确保档案的安全与完整，有效提高档案资料的利用率，根据我院档案工作情况及有关规定，对单位和个人查阅档案工作程序规范如下：
外单位和个人查阅档案须持本单位介绍信，本人身份证明，本人毕业证到综合档案室办理查档手续，调阅档案。
学院各单位因工作需要查阅本单位归档的和学院公开的档案资料可以直接到综合档案室查阅。查阅非本单位的重要档案，须经文件归档单位同意。
本院教职员工个人查阅公开的档案，应凭工作证，说明查阅的目的和范围，在档案室查阅。
查阅学院党委的会议记录、会议纪要和党委重要文件；院长办公会议记录、会议纪要和学院重要文件，须经党政办公室领导批准。
查阅档案的人员，必须保守档案的秘密，保证档案的安全。不得涂改、勾划、剪裁、拆散、抽页、调换或擅自复印、转借档案资料，违者要追究责任。
6、档案材料一般不外借，如有特殊情况，必需借出档案资料时，经主管领导批准，严格办理调卷手续，登记后借出，限一日内返还综合档案室。
